Kota Bandung (KEMENAG)
Setiap dokumen penting harus dijaga keamanannya termasuk dokumen yang berkaitan dengan perjalanan ibadah haji dan umrah. Pengamanan dokumen mesti dilakukan sungguh-sungguh dan jangan pernah membiarkan dokumen sensitif terbuka. Jangan pula mencetak dokumen sensitif di printer yang diluar jangkauan.
Demikian dikatakan Ketua Tim Peningkatan Kualitas Pembinaan Haji Reguler dan Advokasi Haji Kanwil Kemenag Jabar, H. Mohammad Heykal Abdillah S.Kom.,M.T., saat menyampaikan paparannya pada kegiatan sertifikasi pembimbing ibadah haji dan umrah di Hotel Shakti Jln. Soekarno Gedebage Kota Bandung, Rabu (26/11/2025).
Kegiatan sertifikasi pembimbing ibadah haji dan umrah itu, merupakan kerja sama antara Kementerian Haji dan Umrah, UIN Sunan Gunung Djati Bandung, dan Majelis Ulama Travel Indonesia. Acara tersebut berlangsung dari tanggal 21-28 November 2025. Peserta yang berasal dari Asosiasi Mutiara Haji, Sapuhi, dan KBIHU.
Menurut Mohammad Heykal Abdillah, para petugas pemegang dokumen jangan pernah berbagi informasi sensitive dengan pihak lain. Sebaliknya, jangan melihat informasi sensitif yang bukan kewenangannya dan jangan pula menyimpan informasi sensitif di luar fasilitas kedinasan. Tidak boleh juga membuat sharing folder dengan akses “everyone”.
“Larangan lainnya, jangan membuang laporan atauinformasi tanpa dihancurkan terlebih dahulu. Jangan memberikan aset informasi kepada pihak lain untuk kepentingan di luar kedinasan, atau memberikan label/kode kerahasiaan pada amplop pembungkus dokumen,” tuturnya.
Selain itu, Mohammad Heykal menjelaskan tentang pengamanan area kerja dalam kaitan dokumen. Dalam kaitan itu, gunakan sistem akses keamanan lingkungan seperti access card, finger print, dan lain-lain. Tidak boleh berbagi akses masuk area kerja. Area tersebut harus terlindungi dari bahaya lingkungan dan akses pihak tidak berwenang.
Waspadai orang asing
Tindakan lain yang harus dilakukan adalah menjaga dan memantau jalur keluar masuk area kerja. Lokasi bersangkutan mesti terlindungi dari benda berbahaya dan benda mudah terbakar. “Terapkan clear desk dan clear screen saat tinggalkan area kerja. Contoh clear desk, simpan dokumen rahasia di tempat terkunci. Contoh clear screen, hapus papan tulis, mematikan atau mengunci komputer,” jelasnya.
Dia mewanti-wanti supaya menggunakan metoda pemusnahan dokumen yang benar dan jangan biarkan dokumen tertinggal di mesin fotocopy atau fax. Hati-hati terhadap orang asing, misalnya yang menanyakan ID yang berada di lingkungan kerja. Waspada terhadap “tailgating”, atau tindakan bypass akses fisik yang dilakukan dengan cara mengikuti individu yang berwenang untuk memasuki area aman.
Berkaitan dengan dikumen adalam pengamanan password (kata sandi). Terdapat beberapa hal yang dilarang dalam penggunaan kata sandi. Dia mengungkapkan, jangan menggunakan kata sandi yang mengandung nama diri, kerabat, tempat tanggal lahir, jabatan kerja, lokasi alamat rumah dan hal-hal sejenisnya.
Buatlah kata sandi yang sulit ditebak dan jangan membikin kata sandi yang muddah diterka orang lain. Selain itu hindarkan kebiasaan membagi kata sandi kepada pihak lain. Sebaliknya juga jangan memakai akun dan kata sandi milik pengguna lain.
“Larangan lainnya, adalah menuliskan kata sandi di mana saja atau menyimpan kata sandi dalam berkas elektronik pada setiap sistem komputer. Jangan sekali-kali mengaktifkan fitur “remember password” pada browser internet,” ujar Heykal.
Kontributor : Eva Nurwidiawati
