Selasa, 10-10-2017 | 10:04:36

Apakah Organisasi Butuh Manajemen Komunikasi ?

Oleh :

H. Ade Irawan, MM., S.Sos

(Penyusun Bahan Siaran dan Pemberitaan Kantor Kemenag Kabupaten Bogor)

Akhir-akhir ini masyarakat atau siapapun dari kita dihadapkan pada komunikasi organisasi yang kurang baik. Mengapa kurang baik, ya,  adanya “ketidaknyambungan” antar organisasi dalam menyikapi persoalan yang terjadi membuat kabur posisi makna persoalan dan menyudukan “kepemimpinan” maupun organisasi yang bersangkutan. Sehingga membuat asumsi pada masyarakat atau individu yang melihatnya ada –ketidakberesan- komunikasi yang terjadi. Wajar bila pada akhirnya ada stigma, penafsiran ataupun pemikiran yang pada akhirnya negative dalam melihat persoalan yang terjadi dalam satu lembaga, karena antar lembaga menyampaikan informasi yang tidak “selaras (bukan berarti harus sama)” dalam menjawab persoalan yang sama dan terjadi. Menyikapi persoalan fenomena atau kasus yang terjadi tersebut, penulis ingin menggali lebih jauh, sejauh mana pentingnya manajemen komunikasi bagi sebuah organisasi, apakah fungsinya benar-benar ada dan bisa dirasakan?

Kebutuhan Organisasi

Organisasi bagi sebagai manusia memiliki peranan penting, karena organisasi merupakan manifestasi aktivitas keseharian sebagian manusia dalam menuangkan hak-hak dasar maupun hak lainnya seperti hak berpendapat ataupun hak mendapat pekerjaan. Pemenuhan hak-hak itu tidak terlepas dari adanya organisasi. Maka dari itu, kebutuhan akan adanya organisasi menjadi penting dalam menopang keberlangsungan kehidupan manusia dewasa ini.

Menurut James A.F. Stoner dengan lantang mengatakan bahwa organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam masyarakat beradab: Dapat digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang sebagai perseorangan tak akan dapat kita lakukan sendiri; dapat membantu menyediakan pengetahuan yang kontinyu; dan dapat menjadi sumber penyedia karir.

Lalu mengapa organisasi itu perlu? mengapa organisasi itu penting atau dibutuhkan? ada beberapa alasan yang mendasar sehingga membuat organisasi itu penting. Alasan pertama adalah organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan, mengapa? karena organisasi melaksanakan fungsi penting yaitu dengan mengatasi keterbatasan sebagai perorangan, organisasi memungkinkan kita mencapai tujuan yang akan lebih sukar atau tak mungkin dicapai sendiri. Alasan kedua mengapa organisasi itu penting adalah organisasi sebagai alat untuk melestarikan pengetahuan. Pentingnya organisasi untuk melestarikan pengetahuan itu kita dapatkan dari organisasi seperti sekolah, universitas, museum, kelompok studi, organisasi kemahasiswaan, dan lainnya yang berusaha untuk terus melestarikan pengetahuan. Alasan ketiga mengapa organisasi itu penting yaitu karena organisasi sebagai sumber karir. Ini karena organisasi memberikan kepada anggotanya sumber kehidupan dan mungkin bahkan kepuasan pribadinya.

Komunikasi Dalam Organisasi

Berkenaan dengan komunikasi organisasi, langsung ataupun tidak langsung berkaitan erat dengan kejadian dan sumberdaya manusia yang ada didalamnya. Tindak komunikasi dalam suatu organisasi berkaitan dengan pemahaman mengenai peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh pegawai atau pun bagaimana pegawai/bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi yang mencari keuntungan ekonomi maupun organisasi yang bersifat sosial kemasyarakatan

Dalam suatu organisasi, terjadi penggabungan sumberdaya manusia (SDM) dengan sumberdaya yang lainnya. Disini terjadi kepaduan antara pemimpin, anggota dan sarana fisik. Selain itu, koreksi atas fungsi organisasi, dan juga adaptasi terhadap berbagai perubahan, merupakan aktivitas yang dilakukan organisasi tersebut untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Maka, bentuk dari suatu organisasi, ditandai dengan:

  1. Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan, dan tanggungjawab komunikasi, yang sengaja direncanakan untuk lebih meningkatkan usaha dalam mewujudkan tujuan tertentu.
  2. Adanya satu atau beberapa pusat yang berfungsi mengawasi pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengarahkan organisasi mencapai tujuannya.
  3. Penggantian tenaga; dalam hal ini tenaga atau anggota yang dianggap tidak bekerja sebagaimana yang diharapkan dapat diganti oleh tenaga atau anggota yang lain (Etzioni, 1985:4)

Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna.  Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam berbagai konteks.  Salah satunya dalam konteks organisasi.

Manajemen Komunikasi

Seperti diketahui bersama, Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko, 2003: 8). Dan, Komunikasi ialah proses menyalurkan informasi, ide, penjeleasan, perasaan, pertanyaan dari komunikator kepada komunikan. Komunikasi merupakan sesuatu yang sangat pokok, yang dalam prosesnya terdapat tujuan:

  1. Menentapkan dan menyebarkan maksud dari pada suatu usaha.
  2. Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan.
  3. Mengorganisasikan sumber-sumber daya manusia dan sumber daya
  4. lainnya seperti efektif dan efisien.
  5. Memilih, mengembangkan, menilai anggota organisasi.
  6. Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu iklim kerja di mana setiap orang mau memberikan kontribusi.

Dari kedua pemahaman tadi, maka apakah organisasi butuh manajemen komunikasi. Penulis bisa menjawab organisasi butuh bahkan bisa menjadi sebuah keharusan. Hal itu menunjukan, jika komunikasi menjadi sebuah alat untuk membangun citra maupun mengurangi resiko tersumbatnya program atau saluran distribusi keinginan atas visi dan misi organisasi. Untuk mengukur efektif tidaknya proses komunikasi yang terjadi didalam suatu organisasi, maka dapat diketahui indikator-indikator:

  1. Tingkat keefektifan proses komunikasi yang terjadi,
  2. Tingkat keakuratan proses komunikasi yang terjadi,
  3. Tingkat ketepatan komunikasi dalam konteks waktu,
  4. Tingkat ketersediaan saluran-saluran untuk berlangsungnya komunikasi,
  5. Tingkat kelancaran komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah,
  6. Tingkat kelancaran komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas.

Maka dari itu, menjadi sebuah keharusan sebuah organisasi membangun manajemen komunikasinya dengan baik. Apalagi saat ini, perkembangan teknologi begitu cepat, jangankan dipusat kota di daerah terpencil pun komunikasi begitu cepat mengudara. Secara otomatis sebagai lembaga public, maka Kantor Kementerian Agama Kota/Kabupaten dan satuan kerja dibawahnya harus mampu menguasai manajemen komunikasi. Hal itu untuk mengurangi terputusnya komunikasi organisasi yang kerap terjadi di tingkat bawah.

Akhirnya, komunikasi hanyalah sebuah alat bagaimana menyampaikan pesan bagi sebuah lembaga pesan (masengger) itu tentu harus menjadi alat membangun sebuah kelembagaan yang kuat dan menjadi harapan masyarakat bukan justru sebaliknya. Kendati demikian dibutuhkan man (SDM,red) yang pandai mengatur pola dan ritme persoalan yang ada sehingga ada pesan atau komunikasi yang dikelola dengan baik, sehingga pemimpin bisa menyampaikan komunikasi itu dengan seksama dan hirarkinya tidak ada yang terlangkahi, dan pad akhirnya setiap SDM organisasi pemerintah wajib menjaga citra dan komunikasi atas setiap lembaga yang menaunginya. (*)